Begini! Cara Ampuh Mengatasi Keluhan Pelanggan

Pelanggan sangat penting bagi bisnis atau perusahaan. Mereka memberikan umpan balik yang dapat membantu dalam meningkatkan pelayanan dan kualitas produk.

Oleh karena itu, keluhan pelanggan adalah hal yang wajar dan bahkan diharapkan. Keluhan pelanggan dapat memberikan perusahaan wawasan yang berharga tentang apa yang harus diselesaikan.

Selain itu, keluhan pelanggan dapat digunakan sebagai sarana untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan konsumen.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara rinci terkait pengertian, jenis keluhan, analisis dan cara mengatasi keluhan pelanggan.

Pengertian Keluhan Pelanggan

Keluhan pelanggan adalah sebuah ungkapan yang menyatakan kekesalan konsumen terhadap sebuah produk atau jasa.

Keluhan ini dapat diberikan secara lisan atau tertulis, dan dapat disampaikan secara langsung ke perusahaan atau melalui media sosial.

Situasi ini dapat mencakup segala hal, mulai dari pelayanan yang buruk hingga produk yang rusak. Sehingga, keluhan pelanggan ini dapat menjadi indikator yang penting bagi perusahaan untuk mengetahui apa yang tidak bekerja dengan baik, dan perlu diperbaiki.

Jenis-Jenis Keluhan Pelanggan

Keluhan pelanggan dapat muncul dalam berbagai bentuk, mulai dari lisan hingga tulisan, dan dapat datang dari konsumen secara individu maupun kelompok.

Ini seringkali dianggap sebagai sesuatu yang negatif oleh perusahaan, namun sebenarnya keluhan tersebut dapat menjadi sebuah kesempatan untuk meningkatkan mutu produk atau jasa yang diberikan.

Jenis-jenis keluhan pelanggan, di antaranya:

  1. Pelanggan tidak puas dengan produk atau jasa.
  2. Pelanggan tidak nyaman saat menggunakan produk atau jasa.
  3. Keluhan yang berhubungan dengan harga, seperti pelanggan merasa produk atau jasa terlalu mahal.
  4. Keluhan tentang pelayanan, seperti pelanggan merasa kurang dihargai atau tidak puas dengan pelayanan.
  5. Keluhan yang bersifat umum, seperti pelanggan yang tidak puas dengan iklan atau pelanggan yang merasa produk atau jasa tidak seperti yang diharapkan.

Analisis Keluhan Pelanggan

komplain-pelanggan

Jika Anda tertarik dalam meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi komplain yang diterima, maka Anda perlu memahami bagaimana cara menganalisis keluhan pelanggan.

  1. Anda harus mengidentifikasi tempat di mana keluhan terjadi. Ini bisa menjadi sebuah departemen, sebuah proses, atau sebuah produk. Setelah mengidentifikasi tempat keluhan, Anda dapat menganalisis apa yang menyebabkan keluhan itu terjadi.
  2. Temukan apa yang sebenarnya menjadi masalah. Sebagai contoh, keluhan mungkin mengarah pada sebuah departemen, tetapi masalahnya mungkin ada pada proses yang mengirimkan data ke departemen itu.
  3. Tanyakan kepada pelanggan seberapa sering mereka mendapatkan masalah ini. Hal ini akan membantu Anda menentukan apakah keluhan itu sebenarnya merupakan masalah yang sering terjadi ataukah keluhan yang hanya muncul sekali.
  4. Tanyakan informasi tambahan kepada pelanggan untuk membantu Anda mengidentifikasi masalah. Misalnya, Anda dapat menanyakan apa yang sebenarnya telah dilakukan konsumen sebelum keluhan itu muncul.
  5. Identifikasi semua departemen yang terlibat dalam keluhan. Ini akan membantu Anda menentukan apakah semua departemen telah melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan ataukah ada departemen yang tidak terlibat dalam komplain tersebut.
  6. Temukan apa yang sebenarnya menjadi masalah. Sebagai contoh, jika seorang pelanggan mengeluhkan bahwa sebuah produk rusak, maka Anda perlu menentukan apakah ini adalah sebuah masalah dengan produk itu sendiri ataukah masalah dengan cara pelanggan menggunakannya.

Cara Mengatasi Keluhan Pelanggan

mengatasi-keluhan-pelanggan

1. Mendengarkan keluhan pelanggan dengan seksama dan memberikan perhatian penuh.

Jangan menjadi terlalu defensif atau mencoba untuk menyalahkan pelanggan.

Ini akan meningkatkan kemarahan mereka dan mengurangi peluang untuk menyelesaikan masalah.

2. Berpikirlah seperti pelanggan.

Apa yang pelanggan inginkan? Apa yang mereka harapkan dari perusahaan?

Baca:  Fulfilment Adalah: Pengertian, Fungsi dan Prosesnya

Mencoba untuk memahami perspektif mereka akan membantu Anda dalam menyelesaikan masalah mereka.

3. Fokus pada solusi, bukan masalah.

Meskipun ini mungkin tampak jelas, sering kali kita terjebak dalam diskusi tentang apa yang salah dan siapa yang bersalah.

Fokus pada bagaimana masalah dapat diselesaikan dengan efektif dan cepat.

4. Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak bisa Anda berikan.

Ini akan membuat pelanggan merasa dibohongi dan mungkin membuat masalah lebih buruk.

Fokus pada apa yang dapat Anda lakukan dan biarkan pelanggan tahu bahwa Anda akan melakukan yang terbaik untuk memuaskannya.

5. Pastikan pelanggan Anda puas dengan solusi yang Anda berikan.

Ini akan memberikan kesan yang positif tentang perusahaan Anda dan mungkin membuat mereka kembali lagi di masa mendatang.

Meminta pelanggan untuk meninggalkan testimonial atau memberikan umpan balik yang positif juga akan membantu dalam meningkatkan reputasi perusahaan Anda.

Tips Menghadapi Keluhan Pelanggan

melayani-pelanggan

Keluhan pelanggan adalah sebuah masalah yang sangat sering dihadapi oleh berbagai perusahaan.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami bagaimana cara menangani keresahan pelanggan dengan baik.

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan, yaitu:

1. Dengarkan keluhan pelanggan dengan seksama

Dalam menangani keluhan pelanggan, pertama-tama Anda harus mendengarkan keluhan mereka dengan seksama.

Keluhan konsumen dapat berupa segala hal, mulai dari keluhan tentang produk atau jasa yang diterima, hingga keluhan tentang pelayanan yang diterima.

Dengan mendengarkan keluhan pelanggan dengan seksama, Anda dapat mengetahui akar masalah yang mereka alami dan mencari solusi yang tepat untuk masalah tersebut.

2. Bangun hubungan yang baik dengan pelanggan

Hubungan yang baik dengan pelanggan sangat penting untuk menangani komplain pelanggan dengan baik. Hubungan yang baik dapat dibangun dengan cara mendengarkan pelanggan dengan seksama, menjadi pendengar yang baik, dan memberikan pelayanan yang baik.

3. Jadilah pendengar yang baik

Pendengar yang baik adalah pendengar yang dapat memberikan perhatian penuh kepada pelanggan. Dengarkan dengan seksama apa yang pelanggan katakan, dan jangan menyela ketika mereka sedang berbicara. Mengerti apa yang mereka katakan adalah hal yang penting, dan dapat membantu dalam menyelesaikan masalah yang mereka hadapi.

4. Lupakan masalah Anda sendiri

Dalam menangani komplain dari konsumen, selain menjadi pendengar yang baik, Anda juga harus dapat mengabaikan masalah Anda sendiri.
Maksudnya adalah, ketika konsumen sedang mengeluhkan sebuah masalah, Anda harus dapat fokus untuk mendengarkan komplain mereka dan mencari solusi yang tepat untuk mereka, bukan untuk masalah Anda sendiri.

5. Berikan solusi yang tepat

Anda harus dapat memberikan solusi yang tepat untuk masalah mereka. Jangan hanya memberikan solusi yang Anda anggap tepat, tapi pastikan bahwa solusi yang Anda berikan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan.

6. Terus komunikasi dengan pelanggan

Setelah memberikan solusi yang tepat terhadap komplain dari pelanggan, jangan langsung menutup komunikasi dengan mereka. Terus komunikasikan dengan pelanggan sampai mereka benar-benar puas dengan solusi yang Anda berikan. Dengan demikian, mereka akan merasa dihargai dan diperhatikan, dan akan memberikan loyalitas yang lebih tinggi kepada perusahaan Anda.

Contoh Keluhan Pelanggan

Keluhan 1: Barang tidak sesuai dengan deskripsi
Cara mengatasi: Minta pelanggan untuk mengembalikan barang, dan memberikan penjelasan yang lebih rinci tentang produk yang dipesan.

Keluhan 2: Konsumen mengeluhkan gangguan internet selama beberapa hari.
Cara mengatasi: Menghubungi provider internet pelanggan dan mencari tahu apakah ada gangguan jaringan. Jika tidak, pelanggan dapat mencoba untuk mereset koneksinya sendiri dengan menekan tombol reset pada router atau modemnya.

Baca:  Keuntungan Bisnis Waralaba: Kenali Manfaatnya!

Keluhan 3: “Saya tidak dapat menonton acara yang saya sukai karena televisinya sering mati mendadak. Saya sudah berusaha untuk memperbaikinya, tetapi masalahnya tetap saja ada.”
Cara menjawab: “Terima kasih atas keluhan Anda. Kami sangat menyarankan Anda untuk menghubungi layanan pelanggan kami untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut. Kami harap Anda dapat menikmati acara favorit Anda dengan segera.”

Keluhan 4: “Saya tidak bisa mengakses internet.”
Cara menjawab: “Kami akan segera memperbaiki masalah Anda. Silakan coba beberapa saat lagi.”

Keluhan 5: “Saya tidak bisa login ke dalam akun saya. Saya telah mencoba beberapa kali namun tidak berhasil.”
Cara menjawab: “Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami. Silakan hubungi Layanan Pelanggan kami di (nomor telepon), dan kami akan dengan senang hati membantu Anda.”

FAQ

Mengapa keluhan pelanggan penting dalam sebuah bisnis?

Keluhan pelanggan penting dalam sebuah bisnis karena mereka memberikan feedback yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan bisnis Anda. Feedback ini dapat berupa saran tentang produk atau jasa yang Anda berikan, atau sekedar menyampaikan kekesalan mereka. Ini dapat membantu Anda meningkatkan pelayanan Anda, dan akhirnya akan meningkatkan keuntungan Anda.

Mengapa kita harus bisa mengatasi keluhan pelanggan dengan segera?

Karena keluhan pelanggan dapat menunjukkan adanya masalah dengan produk atau jasa yang diberikan. Jika pelanggan tidak puas, mereka bisa meninggalkan perusahaan dan menjadi pelanggan potensial bagi pesaing. Oleh karena itu, penting untuk segera menangani komplain dari pelanggan dan memberikan solusi yang memuaskan.

Mengapa loyalitas pelanggan sangat penting bagi perusahaan?

Loyalitas pelanggan sangat penting karena dapat membantu perusahaan untuk membangun dan mempertahankan hubungan jangka panjang dengan pelanggan, serta dapat meningkatkan pendapatan perusahaan.

Mengapa perusahaan perlu menciptakan nilai kepuasan dan loyalitas pelanggan?

Nilai kepuasan dan loyalitas pelanggan merupakan dua faktor yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Kepuasan pelanggan akan meningkatkan repeat business dan mengurangi insiden komplain. Loyalitas pelanggan akan meningkatkan word-of-mouth marketing dan menurunkan biaya promosi.

Bagaimana cara membangun nilai kepuasan dan loyalitas pelanggan?

Secara umum, ada dua cara untuk membangun nilai kepuasan dan loyalitas pelanggan. Pertama, Anda dapat meningkatkan kualitas produk dan/atau jasa yang Anda tawarkan. Kedua, Anda dapat meningkatkan pelayanan Anda kepada pelanggan.

Bagaimana cara manajemen mengetahui kepuasan pelanggan tercapai?

Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan manajemen untuk mengetahui kepuasan pelanggan tercapai, seperti menyelenggarakan survei pelanggan, wawancara langsung dengan pelanggan, dan menganalisis data pelanggan.

Kesimpulan

Untuk mengatasi keluhan pelanggan yang efektif, Anda perlu melakukan beberapa hal. Ini termasuk mendengarkan komplain dari mereka, mencari tahu apa yang mereka inginkan, dan memberikan solusi yang sesuai.

Anda juga perlu memastikan bahwa Anda terus menjaga komunikasi dengan pelanggan Anda agar mereka tetap puas dengan layanan Anda.
Dengan mengikuti beberapa langkah sederhana dari artikel ini, semoga Anda dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan Anda dan meningkatkan kepuasan mereka.